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新人Excel不够老到?学会6个公式技巧,分分钟高效办公

日期:2019-12-19 来源: 评论:

[摘要]我们常说,细节决定事情的成败,细节关系到目标和态度。老子说过:“天下大事,必作于细。”表现出一种工匠式的价值追求,追求精益求精,把一种事情做到极致的地步。现代办公都看重绩效,绩效离不开高效率和高质量。有的人过分关注绩效,却不关注从细节上把握...……

我们常说,细节决定事情的成败,细节关系到目标和态度。老子说过:“天下大事,必作于细。”表现出一种工匠式的价值追求,追求精益求精,把一种事情做到极致的地步。现代办公都看重绩效,绩效离不开高效率和高质量。有的人过分关注绩效,却不关注从细节上把握效率和质量,经常做一些弄虚作假、不踏实的行为,最终走向失败。注重细节,把握高效,这是做事老到的表现,也是升职加薪的关键。

Excel公式是日常办公的一个重要细节,如果你在百度搜索“公式”会得到以下信息:公式,用数学符号表示,各个量之间的一定关系(如定律或定理)的式子。

Excel公式也就是用数学符号表示的式子,是一种数学运算式。只是Excel公式和数学运算式的书写方式略有区别,数学运算式的等号在最后,而Excel公式必须要以等号开头。比如在Excel中计算120和150的和,可输入公式“=120+150”,按Enter键后Excel会自动计算结果。

只要在单元格中输入以“=”符号开头的内容,Excel就会认为我们输入的是公式。至于平时在工作中会遇到哪些常用的公式,以及怎样输入公式才更快捷,职场君会在下文中为大家总结一些经验。

1.公式这样输入更省时

平时在Excel中进行的计算当然不会只是将120与150相加那么简单。我们要根据实际数据来进行计算。

下面以计算销售总额为例:“产品单价”乘“销售数量”可以得到销售总额,这个公式确实可以得到正确的结果。但问题是,这样输入公式比用计算器敲出了结果后,再输入到单元格还要麻烦。看来这么输入公式肯定是不对的,那么究竟应该怎样输入公式呢?

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输入公式时直接引用单元格才是正道。输入“=”符号后,直接单击需要参与计算的单元格,即可将该单元格名称输入到公式中,运算符号需要手动输入。公式输入完成后按Enter键或者直接在编辑栏中单击“输入”按钮即可计算出结果。

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2.复制公式一招搞定

当需要对同一单元格区域中的数据进行相同计算时,可以填充公式实现快速计算。填充公式的方法有很多,操作起来也都很简单。

下面职场君介绍几种常用的公式填充方法。

方法1: 选中包含公式的单元格,将光标放在单元格右下角,当光标变成十字形状时,按住鼠标左键,拖动鼠标,即可将公式填充到拖选区域。

方法2: 同样是将光标放置在单元格右下角,当光标变成十字形状时,双击鼠标,即可将公式向下填充到相同数据区域的最后一个单元格。

方法3: 将包含公式的单元格作为选中区域的第一个单元格,按Ctrl+D组合键可自动向下填充公式。按Ctrl+R组合键,自动向右填充公式。

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自动填充的公式会根据公式现在所在的位置自动调整引用的单元格。比如,E2单元格中的公式“=C2*D2”,填充到E6单元格后,就自动变成了“=C6*D6”。

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以上3种方法适合单元格数量不是很多的时候使用。如果数据非常多,有时会达到1000行或1000列,这时候需要进行大范围的复制操作。其方法为:先使用公式计算出首个单元格结果,然后将光标放在“名称框”方框内,并输入单元格区域名称,

例如输入“E2:E9”,随后按Enter键,将该区域选中,最后按Ctrl+D组合键即可完成公式的复制操作。

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3.单元格的引用原则

当有人第一次跟你说绝对引用、相对引用、混合引用时也许你是懵的,完全不知道是什么意思。但是如果要经常在Excel中用公式完成各种计算你就应该明白绝对引用、相对引用和混合引用的重要性,并熟悉这几种单元格引用的原则。下面都以引用A1单元格为例。

1. 首先来看看什么是相对引用

一般Excel公式中使用最多的是相对引用,“=A1”就是相对引用,A1是单元格的名称,指的是A列与第1行相交处的单元格。

当向下填充公式时,行号会自动发生变化,当向右填充公式时,列标会发生变化。由此可见相对引用时,公式所在单元格的位置改变,引用也随之改变。

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应用实例: 相对引用时,公式随着单元格位置的变化自动调整引用位置。相对引用拥有相对的自由,根据表格数据灵活的引用单元格。所引用的单元格行号和列标不添加任何标志。

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4. 下面来说说绝对引用

“=$A$1”这种引用形式是绝对引用。绝对引用时,无论公式所在单元格的位置发生怎样的改变,绝对引用的单元格始终保持不变。计算结果也不会发生改变。

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知识加油站:绝对符号“$”的作用

把“$”符号想象成一把锁,在行号和列标前面添加“$”符号便可以将行和列锁定,这样公式在被复制到其他单元格时被锁定的行和列就不会更改了。了解“$”符号的作用后再学习混合引用就好理解了。

应用实例:无论将公式填充到哪里,对单元格D2的引用都不会发生改变。绝对引用将引用的单元格绝对的控制住,不允许随意发生改变。行号和列标前均添加“$”符号。

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最后解释混合引用

“=$A1”和“=A$1”都是混合引用,混合引用是既包含绝对引用又包含相对引用的单元格引用方式。“$A1”列标前添加了“$”符号,说明列被锁定了,处于绝对引用状态,而行则处于相对引用状态。这时无论将公式填充到任何单元格,对列的引用都不会变化,而对行的引用却会随着单元格的变化而变化。“A$1”被锁定的是行,将公式复制到其他单元格后列标会随着单元格变化,行号一直保持不变。

应用实例: 混合引用时,绝对引用的部分不会随着单元格位置的移动而变化,只有相对引用的部分随着单元格的移动发生变化。

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知识加油站:F4键的妙用

借助F4键便可以快速输入绝对引用和混合引用不需要手动输入“$”符号。以“A1”为例,在公式中输入A1后按1次F4键显示“$A$1”,按2次F4键显示 “A$1”,按3次F4显示“$A1”,按4次F4恢复“A1”。

R1C1引用形式

Excel默认的引用方式为“A1”,但是在日常工作中,却会遇到“R1C1”样式的单元格引用。该样式通过“R”+行数字和“C”+列数字来引用单元格。下图中公式中对单元格的引用形式即为R1C1形式。

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下表可以对R1C1的引用形式进行详细说明。

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续表——

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如果大家不习惯该格式,可以在“Excel选项”对话框中重新设置A1引用形式。先选中“公式”选项,然后在右侧“使用公式”选项组中,取消勾选“R1C1引用样式”复选框即可。

5 命名公式一劳永逸

在Excel工作表中,可以对经常使用的或比较特殊的公式进行命名,提高公式的输入速度,和准确率。

第一步、打开“公式”选项卡,在“定义的名称”组中单击“定义名称”按钮。打开“新建名称”对话框。

第一步

第二步、在对话框中输入公式的名称,如果有需要备注的内容就输入备注,在“引用位置”选取框中输入公式。最后单击“确定”按钮关闭对话框。

第二步

第三步、在单元格中输入已命名的公式的第一个字,单元格下方即会出现整个名称,双击该名称,便可将该名称输入到单元格中。

第三步

6 数组公式用处大

当需要同时处理多个单元格中的数据时,可以使用数组公式,一个数组公式能够同时计算尺寸相同的单元格区域中数据的值。数组公式要加大括号{}来表示。

本例将会用到求和函数SUM,在下一小节中小德子会具体介绍该函数的作用。这里主要讲数组公式的输入。

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在单元格中输入公式“SUM(B4:B6*C4:C6)”,按Ctrl+Shift+Enter组合键完成数组公式的输入,计算出结果后,选中数组公式所在单元格,在编辑栏中可以发现公式自动添加了“{}”符号。

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知识加油站:数组公式的优点

简洁性:数组公式可以同时对多个数据执行运算,一个复杂的问题,只需一个公式就可以解决;

一致性:多个单元格数组公式中,单击任意一个单元格,看到的公式内容都是相同的;

安全性:不能修改多单元格数组公式的某一部分,可以防止误操作;

文件小:可以使用单个数组公式,而不必用多个普遍公式。

数组公式的语法与普通公式的语法相同。它们都是以“=”开始,无论在普通公式或数组公式中,都可以使用任何内置函数。而数组公式唯一不同之处在于,必须要按Ctrl+Shift+Enter组合键完成公式的输入。

想学习更多Excel技巧,看看看——

《不一样的职场生活——Excel达人速成记+旅行手帐》

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