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伴随着春节脚步的临近,作为办公一族的你是否在为年终工作能否高效开展而担忧?

别担心,亿方云现在就送你一份高效办公大礼包——文件流转套件,可帮助你和你的团队大幅提升工作效率,春节前也能助你轻松实现高效办公。

文件流转套件功能解读 办公神器助力企业实现更高效办公

文件流转套件包含文件收集、分发和审阅三大最常用文件流转功能,它是亿方云在与行业客户经过一年时间的讨论和打磨后最终设计而成的,也是在大幅提升文件协作体验上的创新性成果,可让企业相关文件流转效率提升至少50%,助力企业更高效办公。

(说明:如下图红色方框所示,在亿方云上,文件流转套件包含的“收集、分发、审阅”功能均设有专门小应用管理及相应操作发起入口。)

文件分享

“发送文件给某人”是文件除了编辑之外的最主要价值。日常办公中,员工经常使用邮件、QQ、微信、钉钉等工具发送文件,文件发送方需要先上传文件,待接收方收到文件之时才可进行手动下载操作,过程相对繁琐。如果发送的是超大文件,还会经常遇到上传下载失败的情况。

亿方云为用户构建了一个快捷的文件分享通道,企业员工可在亿方云上直接分享办公文件,轻松实现重要文件一键直达。同时,亿方云还支持为文件/文件夹生成外链(二维码)分享,员工在文件分享前可进行下载权限、访问期限、访问密码等权限设置,并支持一键分享给部门/群组/同事。值得一提的是,亿方云的分享功能还加入了更多贴心化元素,文件分享人可第一时间知晓文件是否被同事接收,确保所有分享操作有效进行。

文件收集

办公过程中,若是遇到需要向几个人、几十个人甚至几百个人收集文件的情况,你会怎么做?

根据我们统计的调查问卷显示,大多数员工会采取这以下两种做法:1、群发邮件,要求按格式回复邮件,然后一个个接收、下载、统计;2、建一个微信群或钉钉群,反复强调要求群内成员提交文件,并挨个小窗口催要。我们预想一下,如果需要收集100人的文件,需要一个人耗费多大的时间和精力?真的难以估计。

而在亿方云上,文件收集非常简单。企业员工在亿方云上发起文件收集邀请,所有被邀请人接收到信息后,均可自行将文件上传到指定文件夹中,文件收集时间大幅减少。同时,亿方云还支持通过链接向外部成员发起收集,并且确保各成员间的文件在收集过程中互不可见,信息管控有效、严谨。此外,亿方云还支持收集统计,各个成员是否上交文件清晰可见。

文件审阅

一份满意的策划案往往需要听取多部门同事、多级部门领导的修改意见。大多数企业缺乏完善的文件审阅机制,而拿着一份策划案单独找相关同事及领导确认,根据修改意见完成修改后再次找相应人员进行确认,本就相对费时。若是遇到领导间意见不统一,二级领导更倾向修改前版本的情况,策划案就需要再度返工,确认流程也被拉长。

做为一款文件管理与协作工具,文件审阅功能必不可少。在亿方云上,员工可对一份需要单人/多人确认的文件发起单人/多人审阅,同时亿方云还可支持对多个文件同时发起审阅,并且审阅过程中产生的评论、领导审阅同意/拒绝/退回等操作,均会有相应消息推送,审阅进度清晰可见。

亿方云寄语

作为企业最基本的办公工具,亿方云可以在很多的维度帮助企业变得更快。不管是更快的访问和共享信息,还是更高效的团队协作,亿方云可以帮助企业积累和传承知识,赋能给组织的每一个人,让企业变得更聪明。欢迎大家下载亿方云体验我们的产品。

目前,收集、审阅功能以及分享功能高级版本只对企业版用户开放,如有用户对此功能感兴趣,可联系亿方云服务顾问咨询、体验。如需购买,请拨打订购热线。

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